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RFPs sind ein gängiger Weg, um mit Unternehmen zusammenzuarbeiten. Aber offen gesagt sind sie für alle eine Qual - und nicht sehr effizient. In diesem Artikel zeige ich, welche Probleme RFPs mit sich bringen und warum die Definition eines MVP - eines Minimum Viable Product - viel zielführender und effizienter ist.
Es ist nicht einfach, neue Partner zu finden. Diese Wahl kann den Unterschied zwischen Erfolg oder Misserfolg Ihrer Strategie ausmachen. Meiner Meinung nach ist dies das eigentliche Ziel aller RFPs (Request for Proposal): Partner zu finden, die Sie bestmöglich beraten, unterstützen, begleiten und befähigen. Gerade heute ist das wichtig, angesichts der jüngsten Veränderungen und Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen infolge der Pandemie konfrontiert sehen.
Wir alle kennen den traditionellen Ansatz: RFPs werden von Einkäufern herausgegeben, um neue Unternehmen zu finden, die die perfekte oder nahezu perfekte Lösung anbieten. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Einkäufer alles wissen, was sie brauchen.
Was wieder außerdem oft sehen: Werden vorgegebene Verpflichtungen nicht eingehalten, ist das Ergebnis oft eine Enttäuschung, und daraus reultiert ein Streit über die Einzelheiten von Anforderungen und nicht eingehaltenen Versprechen des Partners.
Wir erkennen diese Dynamiken; da stellt sich doch die Frage: Warum beharren wir darauf und wie können wir die Ergebnisse verbessern? Warum genau wenden Unternehmen immer wieder dieselben Methoden und Annahmen im Einkauf an - vor allem jetzt, wo das Ausmaß der Herausforderung, vor der Unternehmen stehen, so groß ist wie nie zuvor?
Meiner Meinung nach müssen wir uns wirklich selbst in die Pflicht nehmen. Wir können einfach nicht erwarten, dass alte Ideen und Systeme neue Lösungen für sich verändernde Herausforderungen bieten. Das traditionelle Modell, bei dem man ein vorgegebenes Briefing vorgibt, Angebote erhält und dann das finanziell attraktivste und effizienteste Angebot auswählt, das alle oder die meisten Anforderungen erfüllt, ist einfach nicht mehr praktikabel. Wie so viele andere Modelle auf dem Markt ist es inzwischen veraltet, entspricht nicht mehr dem modernen Geschäftsumfeld und mit ziemlicher Sicherheit auch nicht mehr den Erwartungen der Kund:innen.
Es stellt sich zudem die Frage, ob man es durch diesen Weg nicht sogar provoziert, sich belügen zu lassen. In den meisten Fällen werden Lösungen angeboten, die noch gar nicht existieren. In der Technologiebranche gibt es dafür einen Begriff: Vapourware.
Es mag nicht allen gefallen, dass ich das hier so offen ausspreche, aber so ist nun einmal die Lage.
Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch für eine strategische Position führen, erkundigen Sie sich dann nicht eingehend über die tatsächlichen Erfahrungen der Kandidat:innen und führen vielleicht sogar die notwendigen Hintergrundprüfungen bei früheren Arbeitgebern durch? Die Frage ist nun: Warum nicht die gleiche Sorgfalt bei Ausschreibungen? Warum ist die eigentliche "Plattform" selbst nicht Teil des Bewertungsprozesses? Warum würden Sie sich Vapourware verkaufen lassen?
Was ebenfalls Teil des Problems ist: In vielen Fällen wissen Einkäufer gar nicht, was eigentlich brauchen, wenn sie eine Ausschreibung zusammenstellen. Gerade in der heutigen Zeit. Wenn Sie von Ihren potenziellen Partnern verlangen, dass diese ihr Briefing und ihre Vorgaben erfüllen, und die Kommunikation dabei nur in eine Richtung funktioniert, dann behindert das die Möglichkeiten der Partner, effektiv zu reagieren und ihr Bestes für Sie zu geben. Das wiederum beeinträchtigt die Möglichkeit zu wachsen, innovativ zu sein und über völlig neue Businesswege nachzudenken - alles Dinge, die es braucht, um nach der Pandemie erfolgreich zu sein.
Gehen wir das Ganze also anders an. Die einzig mögliche Lösung ist hier echte Zusammenarbeit - Zusammenarbeit, bei der die Interessen sehr eng aufeinander abgestimmt sind. Das bedeutet, ohne die üblichen Vorgaben zusammenzuarbeiten. Beide Parteien müssen die Freiheit haben, ihre Expertise und ihr frisches Denken einzubringen, um neue Lösungen für neue Probleme zu schaffen. Aber wie genau, fragen Sie?
Hier kommt das "Minimum Viable Product" ins Spiel. Der MVP-Prozess beginnt nicht mit der Annahme, dass alle Bedürfnisse bekannt sind. Vielmehr ist dem Prozess die Idee des Lernens und der Entdeckung inhärent. Ein MVP ist eine Lösung, die mit dem geringstmöglichen Aufwand zu erstellen ist und gleichzeitig die beste Möglichkeit bietet, etwas über Ihre Kund:innen zu lernen. Kurz gesagt, entdecken Sie die wesentlichen Funktionen Ihrer Lösung, die die wichtigsten Anforderungen der Kund:innen erfüllt. Nicht mehr und nicht weniger.
Discovery- und Design-Workshops sind eine weitaus bessere Lösung als von Einkäufern erstellte Briefings und Pitch-Präsentationen. Engagierte und unvoreingenommene Personen aus verschiedenen Geschäftsbereichen zusammenzubringen und die Erfahrungen der Lieferanten in der Branche zu nutzen, um gemeinsam Probleme zu lösen, kann Möglichkeiten und Antworten auf Fragen hervorbringen, an die eine Partei alleine vielleicht nie gedacht hätte. Bauen Sie um diese Hypothesen herum wesentliche Funktionen auf und testen Sie diese am Markt. Tracken Sie die Ergebnisse und überarbeiten Sie die Lösung hin zur nächsten Iteration. Entwickeln, testen, wiederholen.
Das Endergebnis ist ein weitaus besseres Ergebnis als das einer traditionellen RFP Ausschreibung.
Die neue Generation innovativer, positiver, disruptiver Unternehmen sollte keine Bedenken haben, ihr Denkweise zu präsentieren. Auch sollten Auftraggeber sie nicht mit vorgefertigten Anforderungen einschränken. Neue Konzepte können sich nur dann bewähren, wenn sie am Markt getestet und von echten Kund:innen überprüft werden.
Aber - und das ist ein großes "Aber" - konzentrieren Sie sich auf die real existierenden Lösungen, die bereits erprobt sind, getestet wurden, erfolgreich waren - und vielleicht auch gescheitert sind. Dies ist die eigentliche Quintessenz der Risikominimierung. Es geht im Grunde darum, eine echte Due-Diligence-Prüfung potenzieller Partner und ihrer tatsächlichen Lösungen in einer Weise durchzuführen, die Sie vor dem Versprechen einer Lösung (die es vielleicht noch gar nicht gibt, d. h. Vapourware) schützt. Allzu oft haben wir schön konstruierte Slide-Decks mit Bildschirm-Mockups gesehen, die wenig oder gar keine reale Implementierungserfahrung aufweisen, was zu gescheiterten Projekten führt.
Das ist genau der Grund, warum der Workshop- und Discovery-Prozess eines MVP ein wesentlich besserer Prozess ist als nur ein RFP durchzuführen. Natürlich sind MVPs kurzfristig gesehen nicht kostenlos (oder ohne Risiko). Aber auf lange Sicht liegt der wahre Wert von MVPs darin, dass sie Ihnen Aufwendungen, Zeit und Geld für irrelevante, untaugliche oder nicht realisierbare Lösungen ersparen.
Einer der größten Nachteile von 500-spaltigen Excel-Tabellen ist, dass Anbieter gezwungen sind, Funktionen einzupreisen, die sie vielleicht nicht standardmäßig anbieten, weil sie erwarten, dass der Kunde sie verlangt. Dies führt bei allen Anbietern zu deutlich überhöhten Preisen, um dieses Risiko zu minimieren. Viele dieser Funktionen werden am Ende nie genutzt und das Unternehmen hat trotzdem für sie bezahlt. Dies führt zu erhöhten Gewinnen auf der Anbieterseite, aber zu großer Verschwendung für den RFP-Aussteller.
Typischerweise führt dies nicht nur zu erhöhten Lizenzkosten, sondern auch zu erhöhten OPEX- und CAPEX-Kalkulationen. Daher sollten sich Auftraggeber davor hüten, einfach Anforderungslisten aus verschiedenen Abteilungen zu sammeln, ohne diese in einem gemeinsamen Scoping-Prozess zu validieren.
Das eigentliche Herzstück einer jeden Partnerschaft ist zweifellos Vertrauen. Solche Workshops sollten niemals dazu dienen, dass Unternehmen die Ideen der Teilnehmer plagiieren. Der Austausch von Ideen geht in beide Richtungen - nur so können die gemeinsam geschaffenen Lösungen attraktiv sein und für alle Beteiligten erfolgreich funktionieren. Und wenn der endgültige Auftrag oder Vertrag nicht für alle gut ist, dann wird er auch für niemanden gut sein.
Das ist die Wurzel vieler aktueller Probleme in der Wirtschaft - viele Dinge wurden weitgehend einseitig gestaltet. Diese Kultur muss sich einfach ändern. Lassen Sie Ihren Partner das Briefing ergänzen, ändern und verfeinern - nicht nur zu Ihrem Nutzen, sondern auch zu dessen. Vor allem aber zum Wohle Ihrer Kund:innen.
Was denken Sie über RFPs und den MVP-Ansatz? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei der Durchführung oder Auswertung von RFPs und warum lässt Ihr Unternehmen immer noch keinen MVP-Ansatz zu? Über Ihre Kommentare auf Linkedin würde ich mich sehr freuen. Teilen Sie den Artikel mit Kolleg:innen, wenn Ihnen der Ansatz gefällt. Folgen Sie mir gerne auf Linkedin.
